Cím szerinti keresés a DOX-ban: gyorsabb visszakeresés bejövő és kimenő levelezések között
A napi ügykezelésben gyakran előfordul, hogy egy adott e-mail-címhez kapcsolódó korábbi kommunikációt kell gyorsan visszakeresni. Ilyenkor nem feltétlenül az ügy száma van kéznél, hanem egy feladó, egy címzett vagy egy domain, amihez kapcsolódóan szeretnénk megtalálni a releváns üzeneteket. Ebben segít a DOX Cím szerinti keresés bővítménye.
A Keresés → Cím szerinti keresés menüpontban elérhető funkció lehetővé teszi, hogy gyorsan és célzottan keressünk a rendszer kimenő és bejövő tranzakcióiban, vagyis a feladók és címzettek között. A bővítmény célja, hogy egyszerűen visszakereshető legyen, milyen levelek, üzenetek vagy bejegyzések kapcsolódnak egy adott e-mail-címhez.
Hogyan segíti a mindennapi munkát?
A Cím szerinti keresés több tipikus napi helyzetben is segítséget nyújt. Például ha azt szeretnénk megtudni:
- melyik ügyben leveleztünk egy adott e-mail-címmel,
- melyik ügybe érkezett üzenet egy adott címről,
- vagy melyik ügyhöz kapcsolódóan küldött üzenetet egy adott e-mail-cím.
Ez különösen hasznos lehet ügyfélszolgálati, adminisztratív vagy belső ügykezelési folyamatok során, amikor gyorsan szeretnénk kontextust találni egy címhez vagy kommunikációs szálhoz.
Hogyan működik a keresés?
A bővítmény a bejövő és kimenő levelezéseket tranzakciószinten vizsgálja. Ez azt jelenti, hogy a találati listában nem közvetlenül az ügyek jelennek meg elsődlegesen, hanem azok a konkrét levelek, üzenetek és bejegyzések, amelyek megfelelnek a megadott feltételeknek. A kapcsolódó ügy száma a találatok között külön oszlopban érhető el.
Ez a megközelítés praktikusabbá teszi a keresést, mert nem kell előre tudni az ügy számát: elég egy ismert feladót vagy címzettet megadni, és a rendszer kilistázza az ahhoz kapcsolódó tranzakciókat.
Mire tudunk keresni?
- Kereshetünk feladóra vagy egyszerre akár többre is
- Kereshetünk direkt címzettekre, a tágabb találat érdekében pedig domain címre is
- A keresési feltételeknek szűrhetünk dátumra, ezáltal meghatározhatjuk a levelezés potenciális idejét
Ez a rugalmasság segít abban, hogy a keresés ne csak pontos, hanem a különböző munkafolyamatokhoz igazítható is legyen. A domain címre való keresés különösen akkor hasznos, ha nem egy konkrét személyhez, hanem egy teljes cégdomainhez kapcsolódó kommunikációt szeretnénk áttekinteni.
Miért hasznos ez a bővítmény a gyakorlatban?
A Cím szerinti keresés egyik legnagyobb előnye, hogy felgyorsítja az információ-visszakeresést. Nem kell manuálisan több ügyet végignézni vagy hosszú levelezéseket keresni: egy adott feladó, címzett vagy domain alapján gyorsan leszűkíthető, milyen tranzakciók kapcsolódnak hozzá. Mivel a találatok közvetlenül tranzakciószinten jelennek meg, a keresés célzottabb és gyorsabban értelmezhető a felhasználók számára.
Ez a mindennapi munkában időt takaríthat meg, és segíthet abban is, hogy egy ügy vagy kommunikációs helyzet gyorsabban átlátható legyen.