Workflow bővítmény a DOX-ban: átláthatóbb munkafolyamatok az ügyekben
A napi ügykezelésben sokszor nem az egyedi feladatok jelentik a legnagyobb kihívást, hanem azok a visszatérő, több lépésből álló folyamatok, amelyeket minden alkalommal következetesen kell végigvinni. Ilyen lehet például egy beléptetés, egy eszközátadás vagy egy minőségellenőrzés. A DOX Workflow bővítmény ezeknek a folyamatoknak a kezelését teszi egységesebbé és átláthatóbbá.
Miben segít a Workflow bővítmény?
A workflow (munkafolyamat, munkamenet) lényege, hogy az összetett feladatokat elemi lépésekre bontják, a lépések előre dokumentáltak, a folyamat aktuális állása pedig átlátható.
A Workflow bővítmény remek kiegészítője az ügyeknek, segíti akár a komplex, soklépéses vagy csak a néhány lépést megkövetelő folyamatok szabványosítását. Célja, hogy az ismétlődő folyamatokat (pl. beléptetés, eszközátadás, ellenőrzés, oktatás, hirdetések) következetesen ugyanazon előírások szerint lehessen végrehajtani.
Egyszerű használat, egyértelmű iránymutatás
A folyamatokkal rendelkező ügyek tetején megjelenik a kezelőfelület. Egyik legfontosabb előnye, hogy alapértelmezésben egyszerre láthatjuk az aktuális, az előző és a következő lépést. Így segítve a koncentrációt, miközben egyértelművé teszi, hogy az adott ügyben mi a következő teendő. A cél az, hogy egyértelmű útmutatást határozhasson meg a következő lépéshez, ezáltal segítse a csapatok gördülékenyebb együttműködését.
Ha a munkafolyamat során döntési ponthoz érünk – például egy igen/nem típusú elágazáshoz -, a rendszer felkínálja a lehetséges irányokat, de az előző lépéshez való visszatérésre is van lehetőség. Ez különösen hasznos lehet olyan folyamatoknál, ahol nem minden ügy halad ugyanazon az úton végig.
A munkafolyamat doboz jobb felső sarkából elérhető Teljes nézet, ahol az aktuális lépés kiemelve jelenik meg.
Miért hasznos ez a gyakorlatban?
A Workflow bővítmény különösen hasznos lehet ott, ahol fontos, hogy mindenki ugyanazon logika mentén haladjon, ne maradjanak ki lépések, és az ügyek kezelése ne kizárólag egy-egy kolléga rutinjára vagy emlékezetére épüljön.
Másik nagy előnye az átláthatóság és a visszakövethetőség. A lépések naplózva vannak, a rendszer időrendben rögzíti a sorrendet és az aktuális állapotot, így könnyebb utólag is visszanézni, hogy egy ügy milyen úton jutott el egy adott pontra.